«Este programa está homologado por Hacienda.» Si un comercial te dice esa frase, desconfía: la Agencia Tributaria no homologa programas de facturación ni publica ninguna lista oficial de software autorizado. El único mecanismo que existe para saber si un programa cumple Verifactu se llama declaración responsable, y en este artículo te explicamos qué es, qué debe contener y cómo comprobarla en dos minutos antes de contratar nada.
El mito de «la lista de la AEAT»
Mucha gente busca un registro público donde consultar los programas «aprobados». No existe. El reglamento de Verifactu (Real Decreto 1007/2023) eligió otro modelo: es el fabricante quien certifica, bajo su responsabilidad, que su software cumple los requisitos. Lo hace mediante un documento llamado declaración responsable, regulado por la Orden HAC/1177/2024. Hacienda no revisa los programas uno a uno de antemano — pero si luego se descubre que un software no cumple, las sanciones para el fabricante llegan a los 150.000 euros por año y tipo de programa, y el usuario también arriesga lo suyo, como vimos en el artículo sobre las multas de Verifactu.
Qué es la declaración responsable
Es un documento emitido por el fabricante del software en el que declara formalmente que una versión concreta de su programa cumple todos los requisitos del reglamento: inalterabilidad, trazabilidad con encadenamiento de registros, registro de eventos, generación del código QR y, en su caso, envío de los registros a la AEAT.
Qué debe contener (revísalo punto por punto)
- Datos completos del fabricante: NIF, razón social y dirección.
- Identificación del producto y de la versión: la declaración vale solo para la versión indicada. Si el programa se actualiza con cambios que afectan a la facturación, el fabricante debe emitir una nueva.
- La frase explícita de cumplimiento: una manifestación clara de que el sistema cumple el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.
- Cómo lo cumple: una referencia a cómo garantiza el encadenamiento de los registros, la generación del QR y el envío a la AEAT cuando corresponde.
Dónde tienes que poder encontrarla
La normativa exige que la declaración esté visible en el propio programa (típicamente en el menú de ayuda o «acerca de») y es práctica habitual que el fabricante la publique también en su web, con el histórico de versiones. Algunos la incluyen además como anexo del contrato de licencia. Si para conseguirla tienes que perseguir al proveedor durante semanas, eso ya es información.
Banderas rojas al elegir programa
- «Estamos homologados/certificados por la AEAT». Nadie lo está, porque esa homologación no existe. Un proveedor serio habla de su declaración responsable, no de sellos oficiales inventados.
- Declaración antigua o de otra versión. Comprueba que corresponde a la versión que vas a usar.
- Evasivas. «Estamos en ello», «saldrá pronto», «no te preocupes que cumplimos»: sin documento no hay cumplimiento que valga.
- Programas abandonados. Si el software no recibe actualizaciones desde hace años, difícilmente se habrá adaptado. Es el caso típico de los programas de escritorio comprados hace una década.
Qué hacer según tu situación
- Ya tienes programa: pide hoy mismo la declaración responsable a tu proveedor. Si la tiene, guárdala con tu documentación. Si no, empieza a mirar la comparativa de programas adaptados con tiempo.
- Vas a contratar uno: pide la declaración antes de pagar. Dos minutos de comprobación te ahorran un disgusto de 50.000 euros.
- Usas la aplicación gratuita de la AEAT: no necesitas declaración de nadie — es de la propia Agencia Tributaria. Te contamos cómo funciona en nuestra guía paso a paso.
Preguntas frecuentes
¿La declaración responsable me protege a mí como usuario?
Te protege en el sentido de que acredita tu diligencia: elegiste un software cuyo fabricante certificaba el cumplimiento. La responsabilidad principal por un software defectuoso recae en el fabricante. Lo que no te protege de nada es usar un programa sin declaración.
¿Dónde la busco dentro del programa?
Lo habitual es encontrarla en el menú de ayuda, en «Acerca de» o en la documentación legal del programa. Si no aparece, pregunta al soporte del fabricante directamente.
¿Sirve una declaración de 2024 o 2025?
Sirve si corresponde a la versión exacta que usas. Si el programa se ha actualizado desde entonces con cambios en la facturación, debe existir una declaración nueva para la versión actual.
¿Y los programas extranjeros?
La regla es la misma: si el software se usa para facturar en España bajo el reglamento, necesita su declaración responsable. Muchos fabricantes internacionales grandes ya la tienen para sus versiones españolas; los pequeños, no siempre. Compruébalo con especial cuidado.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal. Ante una situación concreta, consulta con un asesor profesional.
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