Miles de autónomos en España llevan años facturando igual: una plantilla de Word o de Excel, exportar a PDF y enviar por correo. Es gratis, es cómodo y hasta ahora era perfectamente legal. La pregunta que se hace todo el mundo es si eso se acaba con Verifactu. La respuesta corta: hoy todavía puedes; a partir del 1 de julio de 2027, no. Te explicamos por qué, qué alternativas tienes y cómo hacer el cambio sin gastar dinero si emites pocas facturas.
La situación hoy: legal, con matices
Mientras no llegue tu fecha de obligación de Verifactu (consulta el calendario por tipo de contribuyente), puedes seguir emitiendo facturas con Excel o Word siempre que cumplas las obligaciones generales: numeración correlativa, todos los datos obligatorios, conservación de copias y registro en tus libros. Ninguna norma exige aún un programa concreto.
El matiz importante: aunque sea legal, una hoja de cálculo no te protege de errores que sí se sancionan hoy, como saltos o duplicidades en la numeración o facturas que se pierden. Esas infracciones generales de facturación existen desde siempre y se multan como porcentaje de las operaciones afectadas.
Por qué Excel y Word no cumplen Verifactu
El reglamento de Verifactu (Real Decreto 1007/2023) exige que el sistema con el que facturas garantice, entre otras cosas:
- Inalterabilidad: una vez emitida la factura, que no se pueda modificar ni borrar sin dejar rastro.
- Trazabilidad: cada registro de facturación queda encadenado al anterior mediante una huella digital (hash), de modo que si falta uno, se nota.
- Registro de eventos: el sistema apunta internamente todo lo que pasa (emisiones, anulaciones, incidencias).
- Código QR: todas las facturas llevan un código QR con los datos esenciales.
Una plantilla de Word o una hoja de Excel no puede hacer nada de eso: cualquier celda se edita, cualquier archivo se borra y no queda constancia. Por diseño, no hay forma de «adaptar» Excel a Verifactu — habrá que usar un programa que cumpla el reglamento.
Tus alternativas, de más barata a más completa
| Opción | Coste | Para quién |
|---|---|---|
| Aplicación gratuita de la Agencia Tributaria | 0 € | Quien emite pocas facturas al mes y no necesita presupuestos, control de gastos ni extras |
| Programa de facturación adaptado (con declaración responsable) | Desde unos pocos euros al mes; algunos tienen plan gratuito | Quien factura con regularidad o quiere presupuestos, gastos y contabilidad en el mismo sitio |
| Software de tu gestoría o asesoría | Suele ir incluido en la cuota | Quien ya delega la contabilidad y prefiere no tocar nada |
Ojo al elegir programa: pide siempre la declaración responsable, el documento con el que el fabricante certifica que cumple el reglamento. Sin ese papel, ese programa no te sirve, por bonito que sea.
¿Y Excel no me servirá para nada?
Para emitir facturas, no. Pero puedes seguir usándolo para todo lo demás: control interno de ingresos y gastos, previsiones, listados de clientes… El reglamento regula el sistema con el que se expiden las facturas, no tus herramientas de organización personal.
Preguntas frecuentes
¿Y si hago las facturas a mano, en papel?
La factura manuscrita en papel sigue siendo válida en los casos en que la normativa la permite, porque Verifactu regula los sistemas informáticos de facturación. Ahora bien, para cualquier actividad con un mínimo de volumen es poco práctica, y la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria hace lo mismo con menos esfuerzo y sin errores de numeración.
¿Puedo hacer la factura en Word y luego «registrarla» en otro programa?
No. La factura debe expedirse desde el sistema adaptado, que es el que genera el registro de facturación y el código QR en el momento de emitirla. Hacerla fuera y copiarla después rompe justamente la trazabilidad que el reglamento exige.
¿Me pueden multar hoy por usar Excel?
Por usar Excel en sí, no, hasta tu fecha de obligación. A partir de entonces, facturar con un sistema que no cumple el reglamento se sanciona con 50.000 euros por ejercicio. Tienes el detalle de todas las sanciones en nuestro artículo sobre las multas de Verifactu.
¿Cuándo me conviene hacer el cambio?
Durante 2026, con calma. Así eliges programa comparando precios, migras tus clientes y plantillas sin prisa, y llegas a tu fecha límite con el sistema rodado. Si esperas a 2027, harás el cambio con el soporte de los fabricantes saturado y sin margen para equivocarte. Si aún tienes dudas sobre cómo funciona el sistema, empieza por nuestra guía completa de Verifactu.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal. Ante una situación concreta, consulta con un asesor profesional.
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